Dans le précédent article de notre série, nous avons vu ensemble les situations récurrentes que peuvent rencontrer certaines agences d’architecture. Des situations souvent dues aux qualités ou aux défauts de cette agence. Cela souligne l’importance de se souvenir du proverbe « Vos habitudes sont votre destin. »
Chaque personne et chaque agence ont des compétences fondamentales, mais les personnes et les agences ont aussi ce qu’on pourrait appeler des “incompétences de base”. Remarquez ce qui est répété encore et encore et examinez si ces comportements entraînent des résultats positifs. Certains propriétaires d’agences gèrent leurs défaillances en trouvant un partenaire qui est bon dans ce qu’ils considèrent être leur faiblesse, et cela peut être une bonne stratégie. Dans le scénario typique, un partenaire doué pour la créativité, peut être associé à un partenaire, bon pour organiser et gérer des projets. Et cela peut fonctionner, bien qu’il n’améliore pas l’incompétence fondamentale de l’un ou l’autre et puisse entraîner une “incompétence organisationnelle”. Cela pourrait facilement entraîner une confusion des objectifs et des messages contradictoires au personnel.
Les faiblesses et les «mauvaises habitudes» des dirigeants d’agence ont un impact significatif sur l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. Par exemple, considérons le cas d’un propriétaire d’agence très pauvre en gestion du temps. Il est rarement à l’heure pour ses réunions, en interne ou en externe. En conséquence, ses consultants et ses clients ont pris ce comportement en compte et ne se présentent plus à temps non plus. Son incapacité à gérer convenablement son agenda continue d’influencer ses relations avec son personnel, qui ne peut jamais savoir quand il sera disponible et, par conséquent, est complètement frustré.
Il est facile de voir comment l’amélioration de cette incompétence fondamentale est un point de levier avec un énorme potentiel d’efficacité. Et ce n’est pas si difficile, il y a beaucoup de livres et de méthodes de gestion du temps et de calendriers et de nouvelles technologies qui peuvent vous aider. Cependant, c’est une habitude et en tant que telle, difficile à changer. Cela est particulièrement vrai lorsque l’habitude est celle de l’architecte en chef et que tout le monde autour de le lui “permet”. Des collègues s’en ‘accommodent en venant également en retard, en modifiant leur horaire pour le rencontrer, etc., et personne ne l’aide à faire un changement. Pouvez-vous imaginer l’effet s’il disait à son personnel: «Eh bien, je sais que j’ai un problème avec la gestion du temps et je veux que vous m’aidiez tous à changer.» L’ensemble de l’entreprise pourrait bientôt fonctionner beaucoup mieux.
Gestion du temps
La gestion du temps pour les petites agences signifie souvent “faire face à l’imprévisible”, en raison des sollicitations constantes et imprévisibles. Voici quelques suggestions pratiques pour améliorer la gestion du temps dans les petites agences d’architecture:
- Minimisez les interruptions ; envisagez de fixer des plages de tranquillité.
- Evitez d’être toujours disponible, même pour vos clients.
- Attendez-vous à des retards et des délais engendrés par les clients.
- Réduisez progressivement sa tendance à la microgestion.
- Définissez des heures spécifiques pour gérer / répondre aux e-mails.
- Utilisez la technologie pour vous aider.
Pour minimiser les interruptions inattendues, pensez à établir un «temps de silence» de deux à trois heures par jour. Utilisez ce temps pour vous concentrer sur la productivité – faire le travail. Si un appel critique est prévu, faites une exception, mais faites preuve de discipline.
Acceptez qu’il y aura des retards et des délais déterminés par le client. Les fluctuations de la charge de travail sont courantes dans les petites entreprises de conception, alors intégrez des options de dotation flexibles. Par exemple, pour se préparer à un ralentissement, voyez s’il y a des membres de votre staff qui sont prêts à travailler à temps partiel volontairement, car cela servirait également leurs objectifs. Pour vous préparer à une surcharge de travail, étudiez la possibilité d’externalisation à terre. Le fait de prendre ce genre de mesures anticipées créera la flexibilité et souplesse nécessaire à la bonne gestion.
Certains architectes ont du mal à laisser d’autres faire le travail à leur place. Ils regardent constamment par-dessus l’épaule,. Le symptôme le plus évident est un architecte harcelé et surmené, qui est toujours en retard et travaille le week-end. Les architectes doivent être très stratégiques sur le travail qu’ils font eux-mêmes et celui qu’ils délèguent. Les architectes devraient faire le travail qu’eux seuls peuvent faire. Toutes les autres tâches devraient être déléguées, y compris certains des tâches intéressantes.
Fixez des horaires spécifiques chaque jour pour la gestion et la réponse aux e-mails, tôt le matin et / ou en fin d’après-midi, par exemple. Répondez à la plupart des e-mails peu de temps après la lecture pour éviter leur perte sous la prochaine pile de nouveaux messages. Soyez discipliné pour respecter le calendrier établi. La technologie d’aide à la gestion du temps est abondante: logiciels et calendriers de gestion.
Si ces moyens de gestion sont mis en oeuvre à l’échelle de toute l’agence, cela peut considérablement améliorer la productivité.
Marwen Belkhiria
Architecte / Fondateur d’Archiring Studio.