Pensée systémique et archétypes
Nous venons de voir dans le précédent article, que les situations que vivent les architectes ne peuvent pas être appréhendées de manière linéaire, mais bien systémique. C’est-à-dire que les problèmes qu’ils rencontrent ont des causes multiples et il ne suffit pas solutionner une cause pour voir le problème résolu. Aussi, les différents facteurs s’influencent énormément et sont très dépendants les uns des autres. D’un autre côté, et c’est là également son grand intérêt, la pensée systémique (system thinking) permet d’analyser sa situation et de comprendre dans quelle situation managériale se trouve une agence d’architecture. Ces situations, ces archétypes sont une sorte de diagrammes qui mettent en relation les différentes circonstances et les difficultés rencontrées.
Le premier archétype peut être décrit par «Tout le monde est mécontent», illustrant une situation dans laquelle les partenaires et le personnel se sentent débordés et sous-estimés. Le deuxième archétype, “Tension Administrative», illustre ce qui peut arriver lorsque les processus administratifs sont négligés et deviennent inefficaces au fil du temps. Le troisième archétype s’intitule «Inimitié involontaire» et a été adapté d’un archétype de système développé par Jennifer Kemeny. Cet archétype illustre une situation dans laquelle les partenaires deviennent des adversaires par inadvertance, malgré les avantages évidents qu’ils retirent de leur partenariat.
Tout le monde est mécontent
Comme le montre le diagramme qui suit, tiré d’un ouvrage de R. M. Klien, cet archétype décrit une situation dans laquelle les architectes se sentent débordés, sous pression et insatisfaits. Bien qu’ils l’ignorent souvent, dans ces agences, il est probable que le personnel ait le même sentiment. Les autres symptômes de cette situation peuvent être un faible niveau de confiance entre le personnel et les dirigeants, un manque de temps pour un développement et une atmosphère de «lutte contre les incendies». 
Plusieurs cercles vicieux sont en jeu dans cette situation. Lorsque les architectes-gérants sont surchargés et souvent absents du bureau, ils sont moins disponibles pour leurs collaborateurs et deviennent des goulots d’étranglement dans le processus de production, entraînant une augmentation du gaspillage, le besoin de reprise du travail. Cela peut entraîner une augmentation de la tendance des responsables à la microgestion, une baisse de la confiance entre eux et le personnel et une augmentation de l’insatisfaction parmi le personnel qui, à son tour, peut entraîner une augmentation du roulement. Ces tendances peuvent se poursuivre d’année en année, ponctuées par des événements tels que la perte amère d’un employé clé ou une maladie due au surmenage et au stress. Les entreprises qui sont coincées dans ce modèle ont du mal à se développer, peu importe la clarté de leur vision. Parfois, le niveau d’insatisfaction n’est pas manifeste ou facilement perçu, mais se cache sous la surface en attendant le déclenchement d’une éruption ou d’un changement soudain et inattendu. Les moyens de sortir de ce système résident principalement dans les la gestion de projet et la prise de conscience du rôle du leadership.
Tension Administrative
De nombreux architectes sous-estiment l’importance des tâches administrative pour le succès de leurs agences. Il est plus facile pour un architecte de s’intéresser au développement de son marketing ou à l’acquisition de nouvelles compétences conceptuelles ou techniques. Cependant, la capacité de transformer ces compétences en un revenu stable et la capacité de disposer d’un environnement de travail stable et productif dépendent souvent de l’efficacité des fonctions administratives.
Mais étant donné que ces tâches ne sont généralement pas facturées et représentent un pourcentage important des frais généraux dans une petite agence, il est compréhensible que certains architectes n’y investissent pas. Bien que cette stratégie puisse présenter des avantages à court terme, le diagramme qui suit montre ce qui peut se produire à long terme lorsque des processus administratifs échouent.
L’archétype 2 montre que lorsque les processus administratifs sont inefficaces, il y a trois effets dommageables au fil du temps: une baisse des revenus due à une facturation et à un suivi en retard des projets; clients mécontents ou insatisfaits en raison d’erreurs ou d’une qualité de prestations décevante; et une perte de projets potentiels en raison de retards dans la soumission des offres ou d’un marketing défaillant.
Aussi, les chefs d’agences, en se concentrant sur les tâches administratives qui ne sont pas facturables, délaissent le coeur de ,leur métier et voient ainsi leur revenu baisser. En général, pour les société de Design, le rapport entre le personnel professionnel et le personnel administratif dans les sociétés de Design est d’environ cinq pour un. C’est à dire que si vous êtes 6 ou è personnes dans une agence, un administratif est fortement recommandé. L’utilisation d’un logiciel de gestion peut être aussi une solution pour mieux s’organiser.
Confrontation involontaire
Le troisième archétype se concentre principalement sur les associés. Souvent composée de deux ou trois partenaires, la relation peut avoir un effet significatif sur la rentabilité et la carrière. Cet archétype concerne des partenaires qui ont beaucoup à tirer de leur association et sont engagés dans la réussite de leur partenariat. Même s’ils sont fidèles au partenariat, chaque partenaire continue d’agir selon son style, ses compétences et ses intérêts. Sans intention de nuire, ces actions entravent en quelque sorte le succès de l’autre partenaire et finissent par nuire au succès du partenariat.
Les différences de caractère et de personnalité qui font la richesse de l’association, peuvent rendre la collaboration compliqué. Chaque associé est très perturbé par le comportement de l’autre et estime que cela diminue sa capacité à être efficace. Chacun construit des arguments contre l’autre, citant des exemples qui valident leur position et deviennent chaque jour plus hostiles. Malgré le fait qu’ils bénéficient considérablement de leur partenariat, ce partenariat sera probablement de courte durée.
Aller de l’avant
Bien-sûr, la situation de chacun est différente. Si vous analyser votre propre situation en vous basant sur les archétypes développés dans cette article, vous pouvez retrouver des exemples de chaque cas. Nous ne sommes pas forcément cantonnés dans une seule case, mais certains aspects de chacun des archétypes peuvent vous parler et vous éclairer. Dans la suite de la série, nous allons voir que chaque archétype peut être inversé, et cela en utilisant la même méthode qui a permis de les construire, à savoir la pensée systémique.
Marwen Belkhiria
Architecte / Fondateur d’Archiring Studio.